Lorraine Lee je nagrađivana govornica i autorica bestselera “Nezaboravna prisutnost: Budite viđeni, steknite utjecaj i katapultirajte svoju karijeru (Unforgettable Presence: Get Seen, Gain Influence, and Catapult Your Career)”.
Upozorila je na to da mnogi u poslovnoj komunikaciji počinju svoj e-mail pogrešnom rečenicom, a ta rečenica je: “Nadam se da ste dobro.” Iako to možda zaista mislite, kako je ukazala, to ne daje razlog onome kome je poruka upućena da je nastavi čitati. Zapravo, možete nju ili njega navesti da preskoči vašu poruku.
Naglasila je da ako vaša prva rečenica ne bude upečatljiva, ostatak vaše poruke možda nikada neće biti pročitan. Kako je sugerisala, uvod je prvi utisak, pa mu se zbog toga potrebno jednako posvetiti kao i ostatku sadržaja u e-mailu.
Zašto “nadam se da ste dobro” ne pomaže
Lee je istakla da problem nije u tome što ova fraza nije nepristojna, već što se ona jednostavno zaboravlja.
“‘Nadam se da ste dobro’ je postala dosadno, automatsko ćaskanje preko e-maila. U nekim slučajevima to može djelovati bezlično ili lijeno, posebno ako šaljete e-mail nekome s kim niste razgovarali neko vrijeme”, navela je.
Osim “nadam se da ste dobro”, kako je upozorila, trebali biste izbjegavati:
- autopilot jezik, tj. uvodni tekst koji se može primijeniti u stotinu drugih e-mailova, bez ikakve promjene jer je previše generičan;
- nagla pitanja, tj. direktno upućivanje zahtjeva, posebno bez objašnjavanja konteksta;
- isprazni entuzijazam, kao što su fraze “sretan ponedjeljak” ili “nadam se da vam je sedmica dobro počela”. Ipak, ako želite iskoristiti neku od ovih fraza, kako je sugerisala Lee, trebali biste im dati težinu, npr. rečenicom: “Sretan ponedjeljak. Nadam se da ste imali odličan vikend. Prvi put sam probao (neku aktivnost) i bilo mi je vrlo zabavno.”
Kako postupiti
Lee je podsjetila na to da snažan uvod djeluje ljudski, specifično i s namjerom. On je bitan jer utječe na ono što kasnije slijedi. Shodno tome, dala je nekoliko prijedlog kako početi e-mail:
- Podsjetite na to da ste ranije razgovarali i da cijenite ono što je tom prilikom rečeno.
- Pokažite energiju, tj. podstaknite na pozitivno razmišljanje, što je obostrano korisno. Posebno je to korisno kada želite osjetiti toplinu i kada ste orijentisani na djelovanje. To podrazumijeva da počnete s “radujem se saradnji na ovom projektu i željela sam/želio sam podijeliti posljednje novosti” ili “mnogo sam razmišljala/razmišljao o našem razgovoru i uzbuđena/uzbuđen sam što ću ideju podijeliti s vama”.
- Umjesto izvinjavanja, radije napišite npr.: “Znam da ste zauzeti, ali željela/želio sam se pobrinuti da prilika ne bude propuštena.” Osim toga, možete početi i ovako: “Javljam se prije roka kako bismo bili sigurni da smo usklađeni.”
- Dajte na značaju onome kome se obraćate, npr. čestitkom za nešto, zahvalom za nešto ili podijelite savjet koji bi mogao biti koristan, prenosi CNBC.